Mailing

imperia verfügt über zwei Möglichkeiten, Mails an interne und/oder externe Empfänger zu versenden.

Interne Mails empfangen und versenden#

Auf das imperia-eigene und -interne Mailsystem kann schnell über das Icon in der Kopfzeile zugegriffen werden. Auch werden dort die Anzahl der ungelesenen Nachrichten eingeblendet. Dafür bedarf es keiner Administration.

Mit Hilfe des internen Mailsystems können Sie Mails an andere imperia-Benutzer innerhalb Ihres Systems verschicken und Mails von anderen imperia-Benutzern empfangen.
Es handelt sich hierbei um keinen E-Mail-Client, mit dem Sie Mails an externe Adressen (adressat@domain.com) versenden können oder externe Mail abrufen können.

In einem zusätzlichen Eingangshinweis finden Sie Informationen zum Datum, Absender und Betreff einer neuen bzw. ungelesenen Mail auf einen Blick.

Zudem werden Sie über das interne Mailsystem benachrichtigt, wenn Ihnen ein Dokument zugewiesen wurde.

Mail lesen#

imperia-Mailbox

  • Die Mailbox stellt alle Mails in Tabellenform dar.
  • Zu jeder Mail werden der Betreff, das Datum und der Absender angezeigt.
  • Bei neuen oder ungelesenen Mails erscheint ein Pfeil als Eingangshinweis vor dem Titel der Mail.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um eine Mail zu öffnen:

  • Wenn Sie eine Mail aus dem Eingangshinweis heraus öffnen wollen, klicken Sie auf den Betreff oder den Absender der Mail. Es öffnet sich ein Dialog mit der Mail.
    Über den Button Zurück gelangen Sie in Ihre Mailbox.
  • Sie können Ihre Mails auch über die Kopfzeile aufrufen.
  • Alternativ gelangen Sie über Benutzerkonto -> Nachrichten auf Ihre Mails.

Mail schreiben#

  1. Wenn Sie eine neue Mail verschicken wollen, klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Button Mail schreiben.
    Daraufhin öffnet sich die Seite "Mail schreiben": Mail schreiben
  2. Tragen Sie den Betreff und den Text der Nachricht ein (auch zweispaltig möglich).

  3. Im unteren Abschnitt können Sie die Empfänger auswählen. Dazu haben Sie unterschiedliche Optionen:

    • Zum einen können Sie eine Mail An alle Benutzer versenden. Sie selbst erhalten diese Mail dann nicht.
    • Ebenfalls können Sie die Empfänger aus der Benutzerliste aussuchen. Klicken Sie in das Benutzertextfeld, wodurch sich ein Drop-down-Menü mit allen Benutzern öffnet. Hier können Sie die Benutzer einzeln auswählen oder schreiben Sie die gewünschten Namen direkt in das Textfeld.
    • Alternativ können Sie die Benutzer über ihre Gruppenzugehörigkeit benachrichtigen. Schreiben Sie den Gruppennamen in das Textfeld oder wählen Sie die gewünschte Gruppe aus dem Drop-down-Menü aus.

  4. Versenden Sie die Nachricht über den Button Nachricht senden.

Die Mail wird direkt versendet. Es erscheint eine kurze Bestätigungsmeldung von imperia.

Mail löschen#

Um eine E-Mail zu löschen, klicken Sie in der Mailbox am Ende der Zeile einer Nachricht auf .

Benachrichtigung "Dokument zugewiesen"#

Sobald Ihnen ein Dokument zugewiesen wurde, werden Sie über das interne Mailsystem benachrichtigt, siehe folgende Abbildung:

Wenn Sie die Mail öffnen, sehen Sie folgende Nachricht:

In der Nachricht ist ein Link auf die Vorschau des Dokuments enthalten. Die Nachricht enthält außerdem einen Link zum Schreibtisch, der auf das Dokument gefiltert ist, das Ihnen zugewiesen wurde.


Über den Link aus der Benachrichtigung gelangen Sie auf den Schreibtisch, auf dem nur das Dokument angezeigt wird, das Ihnen zugewiesen wurde, siehe folgende Abbildung:

Die Einschränkung erfolgt über die Freitextsuche, die auch die Node-ID des Dokuments indiziert.

Wenn Sie auf das Icon in der Freitextsuche klicken, wird die Filterung wieder aufgehoben.

Externe Mails versenden#

Sie können aus dem Workflow heraus eine E-Mail versenden, sowohl an interne als auch externe Empfänger. Dafür gibt es das interaktive Plug-in Mailversand. Mit dem Workflow-Plugin Mailversand können Sie bei bestimmten Ereignissen im Workflow automatisierte E-Mails versenden. Klicken Sie auf den Link, um mehr Informationen über das Plug-in zu erhalten.