Schreibtisch

Der Schreibtisch und seine Funktionen

Der Schreibtisch ist ein zentrales Bedienungselement von imperia.
Er stellt in einer Tabellenansicht alle Aufgaben bezüglich Dokumente dar, die Sie aktuell bearbeiten müssen, und bietet Ihnen dort die dazugehörigen Funktionen, mit deren Hilfe Sie diese Dokumente bearbeiten und manipulieren können.

Auf dem Schreibtisch "landen" nur die Dokumente, die Sie aufgrund Ihrer aktuellen Gruppe bearbeiten bzw. einsehen dürfen. Von hier aus werden alle Funktionen initiiert, die zum definierten Workflow gehören. Dies geschieht ebenfalls abhängig von den Rechten Ihrer aktuellen Gruppe.

Vom Schreibtisch aus werden zum Beispiel folgende Vorgänge (über Buttons oder Links) gestartet:

• aktuellen Workflow-Schritt für ein Dokument ausführen
• aktuellen Workflow-Schritt für ein Dokument beenden
• Dokument sperren (aus- oder einchecken)
• Dokument (vom Schreibtisch) löschen
• History eines Dokumentes einsehen und ergänzen
• Links checken
• Metainformationen ergänzen: Werden vom Schreibtisch aus Metainformationen eines Dokuments geändert, so wird der Schreibtisch neu geladen und die Änderungen werden, soweit sie angezeigt werden, direkt sichtbar.

Alle Spalten bzw. Funktionen sind unter Schreibtisch-Spalten erläutert.

Der Schreibtisch und Workflows

Wenn Ihre Arbeit an einem Dokument innerhalb eines Workflow-Schrittes beendet ist, wird der Workflow-Schritt von Ihnen abgeschlossen. Das Dokument erscheint daraufhin auf dem Schreibtisch aller Benutzer, die das Dokument im nächsten Workflow-Schritt bearbeiten dürfen und über ihre Gruppe Zugriff auf die Rubrik, in der das Dokument erstellt wurde, haben.

Wenn Sie also einen Workflow-Schritt abschließen, kann das soeben bearbeitete Dokument von Ihrem Schreibtisch verschwinden, weil Ihre aktuelle Gruppe Ihnen nicht das Recht gibt, das Dokument im nächsten Workflow-Schritt zu bearbeiten.

Jedes neue Dokument erhält eine Kopie des Workflows. Änderungen des Workflows beeinflussen ein bereits erzeugtes Dokument nicht. Wird ein Dokument jedoch aus dem Archiv importiert, erhält es den in diesem Moment gültigen Workflow und nicht den, mit dem es ursprünglich erzeugt wurde.

Wie Sie die Workflow-Schritte ausführen können, wird im Abschnitt Mit dem Schreibtisch arbeiten erläutert.

Schreibtisch-Filter

Über Sortierung und Filterung der angezeigten Dokumente kann die Menge der Dokumenten-Informationen eingeschränkt werden. Diese Filter können in jeder Session individuell eingestellt werden. Diese Filter sind ein mächtiges Werkzeug, um die oft sehr große Tabelle von Dokumenten und ihren Workflow-Schritten zu bewältigen und den Überblick auf dem Schreibtisch zu bewahren; siehe hierzu Kapitel Schreibtisch-Filter.

Schreibtisch-Ansichten

Alle zu einem Dokument vorhandenen Informationen und Funktionen werden in Spalten dargestellt, wobei jedes Dokument in einer eigenen Tabellenzeile erscheint. Für mehr Informationen zu den Spalten, lesen Sie das Kapitel Schreibtisch-Ansicht.

Welche und wie diese Informationen dargestellt werden, hängt von der gewählten bzw. von der erstellten Schreibtisch-Ansicht ab. Wie Sie eigene Schreibtisch-Ansichten erstellen können, lesen im Kapitel Schreibtisch-Ansicht erstellen.

Dabei werden verschiedene Ansichten angelegt, die völlig unterschiedliche Informationen über die gleichen Dokumente anzeigen können und zwischen denen auch gewechselt werden kann, siehe Schreibtisch-Ansicht wechseln.

---

Schreibtisch-Ansicht

imperia wird mit vier Standard-Ansichten ausgeliefert, die jeweils unterschiedliche Ansichten auf die zu bearbeitenden Dokumente liefern. Auch imperia-Systemadministratoren können Schreibtisch-Ansichten erstellen und allen Benutzern zur Verfügung stellen.

Jeder Benutzer kann die Konfiguration seines Schreibtischs individuell an seine Bedürfnisse anpassen und diese in mehreren unterschiedlichen Ansichten speichern. Die Konfiguration lässt sich seit imperia 9 einfach per Drag&Drop anpassen.

Die Ansichten unterscheiden sich dabei durch ein- bzw. ausgeblendete Spalten, die die unterschiedlichen Funktionen und/oder Informationen, die Ihren Workflow-Aufgaben entsprechen, beinhalten.

In der Kopfzeile des Schreibtischs erscheinen alle Spalten, die in der aktuellen Konfiguration enthalten sind. Um eine möglichst kompakte Darstellung des Schreibtischs zu erhalten, können in einer Spalte der Kopfzeile mehrere Spaltenüberschriften untereinander dargestellt werden. In den Dokumentenzeilen wird die Information dann entsprechend dargestellt, siehe obige Abbildung.

Schreibtisch-Spalten

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller Spalten, die Sie dem Schreibisch hinzufügen können:

Spaltenname	Bedeutung
Titel+	Enthält die wichtigsten Schreibtischaktionen an einer Stelle (in Form eines Links). Die verfügbaren Aktionen erscheinen, sobald Sie die Maus über den Titel bewegen. Diese Spalte ist sinnvoll, wenn Sie einen Schreibtisch mit nur wenigen Spalten gestalten wollen und dabei trotzdem nicht auf diese Aktionen verzichten müssen.
Mehr	Enthält (im Gegensatz zu Titel+) die weniger wichtigen Schreibtischaktionen in einer Drop-down-Liste. Diese Spalte ist sinnvoll, wenn Sie einen Schreibtisch mit nur wenigen Spalten gestalten wollen, aber trotzdem nicht auf diese Aktionen verzichten wollen.
Ablauf-Datum	Zeigt das Ablauf-Datum des Dokuments.
Aktueller Schritt	Enthält einen Link, um den aktuellen Workflow-Schritt auszuführen.
Benutzer	Zeigt den Namen des Benutzers, der das Dokument erzeugt hat.
Benutzer-ID	Zeigt die Benutzer-ID des Benutzers, der das Dokument zurzeit bearbeitet.
Bottom	Enthält einen Link, der Sie zum unteren Rand der Schreibtisch-Seite führt (siehe auch Spalte Nach oben).
Dateiname	Enthält den Dateinamen, den das fertige Dokument erhalten wird.
Debugger	Öffnet das Debugger-Tool, um das Rendering des Dokumentes Schritt für Schritt in der Template-Kette auszuführen.
Erzeugt	Enthält das Datum, an dem das Dokument erzeugt wurde.
Freischalt-Datum	Enthält das Datum, an dem das Dokument automatisch freigeschaltet wird.
Geändert	Enthält das Datum, an dem ein Dokument zuletzt geändert wurde.
Grid	Zeigt das Icon des aktuellen Workflow-Schrittes an. Mit Klick auf das Icon führen Sie wie in der Funktion "Aktueller Schritt" den aktuellen Workflow-Schritt aus. Dieses Icon ist identisch mit dem Icon des Plug-ins im Grid (Modul zum Erzeugen und Pflegen von Workflows).
History	Enthält einen Button zum Öffnen der Dokument-History.
imperia	Enthält eine Grafik mit einem Link zur Homepage von imperia.
Letzter Editor	Enthält den Namen des Benutzers, der das Dokument zuletzt editiert hat.
Link-Checker	Enthält einen Link für den Link-Checker, der alle Links in einem Dokument überprüft.
Löschen	Enthält einen Link, um das entsprechende Dokument vom Schreibtisch zu löschen und damit aus dem Workflow zu entfernen. Auf etwaige Versionen des Dokumentes im Archiv oder auf dem Zielsystem wird dabei kein Einfluss ausgeübt.
Löschen (+Änderungen)	Enthält einen Link, um das entsprechende Dokument vom Schreibtisch zu löschen und damit aus dem Workflow zu entfernen. Auf etwaige Versionen des Dokumentes im Archiv oder auf dem Zielsystem wird dabei kein Einfluss ausgeübt.
Mehrfachaktion	Enthält die verfügbaren Aktionen bei der aktuellen Workflow-Schritt mehrere Ausgänge (z.B. Genehmigen) hat.
Metadatei	Zeigt den Namen der verwendeten Meta-Datei an.
Meta-Viewer	Enthält einen Link, der den Meta-Viewer öffnet (siehe Meta-Viewer).
Nächster Schritt	Enthält einen Button, um das Dokument in den nächsten Workflow-Schritt zu überführen.
NodeID	Enthält die interne NodeID des Dokuments.
Rubrik	Enthält den Namen der Rubrik, zu der das Dokument gehört.
Rubriken-Beschreibung	Zeigt die Beschreibung der Rubrik, die das Feld Beschreibung der Rubriken-Verwaltung enthält.
Server Version	Öffnet die Version des Dokuments in seinem aktuellen Zustand auf dem Server.
Sperren	Diese Spalte zeigt vorhandene Sperren, mit denen ein Dokument belegt ist. Zusätzlich enthält sie einen Link, um Sperren zu entfernen.
Template	Zeigt den Namen des für das jeweilige Dokument verwendeten Templates an.
Titel	Zeigt den Titel des Dokuments.
Top	Enthält einen Link, der Sie zum oberen Rand der Schreibtisch-Seite führt (siehe auch Spalte Nach unten).
UID	Enthält die Benutzer-ID des Benutzers, der das Dokument zuletzt editiert hat.
Unterschiede	Öffnet das Diff-Tool des Archivs um Unterschiede zwischen Dokumentversionen zu untersuchen.
URL	Enthält den Pfad eines Dokumentes
Verzeichnis	Enthält das Verzeichnis, in dem das Dokument abgelegt wird, ausgehend vom Document-Root.
Workflow	Enthält einen Button zum Öffnen des Workflow-Managers. Hier können bereits abgeschlossene Workflow-Schritte erneut ausgeführt werden.
Workflow-Schritt	Zeigt den Workflow-Schritt an, in dem sich das Dokument momentan befindet.

Schreibtisch-Ansicht wechseln

Die komplette Liste von Standard- sowie benutzerdefinierte Ansichten befindet sich in einer Drop-Down-Liste rechts oberhalb der Tabelle, siehe Abbildung unten.

Um die Ansicht zu wechseln, wählen Sie aus der Drop-down-Liste die gewünschte Ansicht, die Sie verwenden wollen.

Der Schreibtisch wird daraufhin entsprechend aktualisiert.

Schreibtisch-Ansicht erstellen

Wie bereits erwähnt, besteht ein Schreibtisch aus einer Tabelle, die in Spalten hinterlegte Funktionen beinhaltet.

Wenn Sie neue Schreibtisch-Ansichten aufsetzen, erstellen Sie diese immer auf Basis von bereits bestehenden Ansichten, die Sie aber komplett neu konfigurieren können.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Dokumente->Schreibtisch, um auf den Schreibtisch zu gelangen.
   Dort finden Sie rechts oben im Drop-down-Menü die Standard- und ggf. benutzerdefinierten Ansichten sowie die Option Ansichten verwalten:
2. Klicken Sie auf die Option Ansichten verwalten.
   Die Seite "DESKTOP VIEW VERWALTUNG" erscheint.
   • Dort finden Sie erneut die Auflistung der Ansichten. Ihre selbstkonfigurierten Schreibtischansichten werden später auch hier abgebildet.
   • Um eine andere Ansicht als die aktuell gewählte als Vorlage für Ihre neu zu erstellende Ansicht zu erhalten, klicken Sie auf die gewünschte Ansicht aus der Liste. Sie werden dann automatisch zum nächsten Schritt auf die Seite "VERWALTUNG DER SCHREIBTISCHANSICHTEN" geleitet, wo Sie die Optionen einstellen können.

3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den Button Neue Ansicht. Die Seite "VERWALTUNG DER SCHREIBTISCHANSICHTEN" erscheint daraufhin, wo Sie nun die neue Ansicht gestalten können:

   1. Aktuelle Ansicht: Hier wird Ihnen gezeigt, welche Ansicht Sie gerade sehen bzw. als Vorlage nutzen.
   2. Name der neuen Ansicht: Tragen Sie hier einen eindeutigen Namen ein und beachten Sie, dass der Name nicht bereits vergeben ist.
   3. Neue Spalte hinzufügen: Fügen Sie hier die gewünschten Spalten hinzu.
   4. Spalten anordnen: Ordnen Sie hier die Spalten so an, wie sie später auf dem Schreibtisch erscheinen sollen:
      • Die Spalten können Sie über die grauen Pfeile in die verschiedene Positionen verschieben.
      • Jede Zelle kann auch per Drag&Drop an eine andere Position verschoben werden. Lassen Sie das Element einfach auf einem Pfeil einer anderen Zellen fallen und schon wird die Zelle an die entsprechende Stelle verschoben.
   5. Eigenes CSS: In diesem Editor haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen CSS-Regeln zu definieren.
   6. Filter-Einstellungen:
      
      • Mit dieser Funktion können Sie den Schreibtisch vorfiltern, d.h. es werden nur Dokumente angezeigt, die den eingestellten Bedingungen entsprechen.
      • Allerdings ist dies keine Notwendigkeit, da die Filteroption in jeder Schreibtisch-Ansicht zur Verfügung stehen, siehe auch Abschnitt Schreibtisch-Filter.
      • Falls Sie Filter voreinstellen möchten:
        1. Wählen Sie die Spalte, nach der gefiltert werden soll.
        Im darunterstehenden Feld tragen Sie das Kriterium ein.
        Sie können mehrere Filter durch ein logisches UND oder ODER verknüpfen.
        Des Weiteren kann ein Filter negiert werden, um auf den Filter passende Dokumente auszublenden.

4. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie am Ende der Seite auf Speichern, um die Ansicht mit den Einstellungen zu speichern und zu schließen.

Die Schreibtisch-Ansicht steht Ihnen direkt zur Verfügung.

Schreibtisch-Ansicht bearbeiten oder löschen

Schreibtisch-Ansicht bearbeiten

Sie können alle Ansichten nachträglich bearbeiten, indem Sie sie, wie unter Schreibtisch-Ansicht erstellen beschrieben, öffnen und nach Ihren Wünschen verändern und speichern.
Dabei können Sie Spalten hinzufügen, verschieben oder entfernen sowie andere in der Schreibtischverwaltung vorgenommenen Einstellungen ändern.

Schreibtisch-Ansicht löschen

Alle benutzerdefinierten Schreibtischansichten können auch wieder gelöscht werden.
Die systemseitig ausgelieferten Schreibtischansichten ("Classic", "Compact", "Default" und "Detail") können nicht gelöscht werden.

1. Öffnen Sie die Seite "DESKTOP VIEW VERWALTUNG" wie unter Schreibtisch-Ansicht erstellen beschrieben.
2. Klicken Sie dort rechts neben den benutzerdefinierten Ansichten auf .

---

Schreibtisch-Filter

Filter sind Bestandteil einer jeden Schreibtisch-Ansicht und erlauben die Filterung der vorhandenen Dokumente nach bestimmten Attributen.

Sie können die nachfolgend aufgeführten Filter kombinieren und sich so nur diejenigen Dokumente anzeigen lassen, die allen Kriterien genügen.

• Wie unter Schreibtisch-Ansicht erstellen bereits beschrieben, können Sie die Schreibtisch-Ansichten selbst "vorfiltern".

• In jeder Schreibtisch-Ansicht befinden sich oben links die Filter Alle und Meine Dokumente (in Form von Links, siehe nachfolgende Abbildung).
  Die Zahlen in der Klammer zeigt, wie viele Dokumente insgesamt auf Ihrem Schreibtisch liegen bzw. wie viele Ihre eigenen Dokumente sind und, je nachdem, die Anzahl der Dokumente, die den gewählten Filtern entsprechen.

• Suchfeld "Schreibtisch durchsuchen" erscheint ebenfalls in jeder Ansicht, siehe nachfolgende Abbildung. Dort können Sie nach einem selbst gewählten Begriff filtern.

• Filter nach Spalten: Dabei entspricht jeder Filter einer Spalte, die in der aktuellen Ansicht zu finden ist.

  Hinweis

  Diese Filter erscheinen nur zusammen mit der auf dem Schreibtisch hinzugefügten Spalte.

  • Beispiel:
    

    • Ein aktivierter Filter wird durch einen orangen Rahmen um das Auswahlfeld angezeigt.
    • Mit einem Klick auf im Auswahlfeld des Filters können Sie den Filter wieder aufheben.

  Im Folgenden werden Ihnen die anderen Filter erläutert (die verfügbaren Filter sind abhängig von der gewählten Schreibtisch-Ansicht bzw. hinzugefügten Spalten):

  • Aktueller Schritt: Filtert nach dem gewählten Workflow-Schritt, in dem sich Ihre Dokumente aktuell befinden, im obigen Beispiel "Meta-Edit".
  • Bearbeiter: Filtert nach dem gewählten Bearbeiter, dem das Dokument zugewiesen wurde.
  • Rubrik: Filtert nach der gewählten Rubrik, in der die Dokumente erstellt wurden.
  • Benutzer: Filtert nach dem gewählten Benutzer, der das Dokument erstellt hat.
  • Nächster Schritt: Filtert nach den nächstfälligen Workflow-Schritten.

---

Mit dem Schreibtisch arbeiten

Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen beschrieben, die vom Schreibtisch aus ausgeführt werden können. Möglicherweise stehen Ihnen aufgrund Ihrer aktuellen Gruppen einige Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Systemadministrator.

Jedes Dokument durchläuft nacheinander alle Workflow-Schritte, die bei der Erzeugung des Dokuments im Workflow vorgesehen waren. Ein Dokument, das auf Ihrem Schreibtisch angezeigt wird, befindet sich also in einem Workflow-Schritt, der von Ihnen durchgeführt werden muss. Durch einen Mausklick wird der anstehende Workflow-Schritt eingeleitet.
Weitere Informationen finden Sie in der Einleitung des Handbuchs.

Anstehenden Workflow-Schritt ausführen

Die folgende Funktion steht Ihnen auch in der Spalte Titel+ zur Verfügung.

Um den anstehenden Workflow-Schritt für ein Dokument auszuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch in der Spalte Aktueller Schritt auf den angezeigten Workflow-Schritt.
   Es wird der aktuelle Workflow-Schritt eingeleitet. Bei interaktiven Workflow-Schritten öffnet sich die entsprechende Eingabemaske.
2. Führen Sie alle notwendigen Arbeiten aus und speichern Sie Ihre Eingaben bzw. Änderungen.
   Abhängig vom aktuellen Workflow-Schritt wird anschließend der nächste Workflow-Schritt ausgeführt (z.B. bei Meta-Edit) oder Sie gelangen zurück auf den Schreibtisch.
3. Führen Sie den anstehenden Workflow-Schritt so oft durch, bis alle Arbeiten erledigt wurden.
4. Mit Abschließen eines Workflow-Schrittes geben Sie das Dokument für den nächsten Workflow-Schritt frei. Deshalb sollten Sie einen Workflow-Schritt erst dann abschließen, wenn alle Arbeiten erledigt wurden.
   Um den aktuellen Workflow-Schritt abzuschließen, klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch bei Ihrem Dokument in der Spalte Nächster Schritt.
   

Der aktuelle Workflow-Schritt wird abgeschlossen. Abhängig von Ihrer aktuellen Gruppe, erscheint das Dokument möglicherweise nicht mehr auf Ihrem Schreibtisch.
Bereits abgeschlossene Workflow-Schritte, die Sie bearbeiten dürfen, können erneut ausgeführt werden, siehe nächstes Kapitel.

Abgeschlossenen Workflow-Schritt wiederholen

Die folgende Funktion steht Ihnen auch in der Spalte Titel+ zur Verfügung.

Wenn Sie einen bereits abgeschlossenen Workflow-Schritt wiederholen, wird das Dokument an diese Stelle des Workflows zurückgesetzt und durchläuft alle folgenden Workflow-Schritte erneut (dies ist der Fall, wenn beim Genehmigen-Schritt diese Aktion gewählt wurde).

Um einen bereits abgeschlossenen Workflow-Schritt zu wiederholen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch bei Ihrem Dokument in der Spalte Workflow auf den gleichnachmigen Link (ggf. müssen Sie diese Spalte hinzufügen). Die folgende Seite Workflow-Manager wird angezeigt:

Dieser Dialog zeigt folgende Informationen zum aktuellen Dokument:

• Titel: Hier erscheint der Titel des gewählten Dokuments.
• URL: Hier wird der URL des gewählten Dokuments angezeigt. Wenn Sie auf den URL klicken, wird das Dokument in einem neuen Fenster angezeigt.
• Aktueller Workflow-Schritt: Hier erscheint der aktuelle Workflow-Schritt. Wenn Sie auf diesen Eintrag klicken, wird der aktuelle Workflow-Schritt ausgeführt.
• Nächster Schritt: Hier erscheint der nächste Workflow-Schritt. Wenn Sie auf diesen Eintrag klicken, wird der aktuelle Workflow-Schritt abgeschlossen.
• Zurück zu vorhergehenden Workflow-Schritten: Es werden alle Workflow-Schritte angezeigt, die bereits abgeschlossen sind, und die durch Anklicken angesprungen werden können.
• Dokument-Vorschau: Sie können die Vorschau eines Dokuments sehen, wenn Sie auf den Dokumenten-Vorschau klicken. Die Vorschau wird im selben Fenster geöffnet.

Dokumentenvorschau

Neben der Möglichkeit, ein Dokument beim Editieren in einer Vorschau anzeigen zu lassen, können Sie die gleiche Funktion auch vom Schreibtisch aus ausführen.

Um ein Dokument vom Schreibtisch aus anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch in der Spalte URL auf den angezeigten Pfad (ggf. müssen Sie diese Spalte hinzufügen).
   Die Vorschau wird in einem neuem Tab geöffnet. Dort wird der aktuelle Stand des gewählten Dokuments angezeigt.
2. Im Vorschaufenster stehen Ihnen die Optionen der Dokumentenvorschau zur Verfügung.
3. Schließen Sie das Vorschaufenster (bzw. Tab), um die Anzeige des Dokuments zu beenden.

Dokumenten-History

Zu jedem Dokument wird eine History geführt. Alle Stationen des Dokuments sowie die Aktionen, die mit dem Dokument ausgeführt wurden, werden dort festgehalten.

Darüber hinaus kann jeder Benutzer, der das Dokument bearbeitet, Einträge in der History bearbeiten oder neue anlegen, um anderen Benutzern Hinweise zu geben oder Bemerkungen zu hinterlassen.

1. Um die History eines Dokuments zu öffnen, klicken Sie auf die Spalte History des gewünschten Dokuments (ggf. müssen Sie diese Spalte hinzufügen).
   Daraufhin wird die Seite Dokumenten-History geöffnet, die auch alle bereits vorhandenen History-Einträge enthält, siehe folgende Abbildung:
   
   Dort haben Sie folgende Optionen:

   • Im Eingabefeld History-Eintrag können Sie einen neuen Eintrag hinzufügen.
   • Wenn Sie diesen Eintrag an andere imperia-Benutzer senden möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Mail mit Histroy-Eintrag an unten ausgewählte Benutzer senden." und wählen Sie die gewünschten Empfänger aus.
   • Ein bereits vorhandener Histroy-Eintrag enthält folgende Informationen:
     • Datum: Das Datum, an dem der Eintrag gemacht wurde.
     • Benutzer: Der Name des Benutzers, von dem der Eintrag stammt.
     • Text: Der Text, den der Benutzer eingegeben hat.

2. Klicken Sie auf Ok, um den Eintrag zu speichern und ggf. die Mails zu versenden. Sie gelangen dann wieder auf den Schreibtisch.

3. Über den Button Schreibtisch verlassen Sie die Seite, ohne einen Eintrag zu speichern.

Dokument löschen

Bitte beachten

Bitte beachten Sie, dass zwei Funktionen zum Löschen eines Dokuments zur Verfügung stehen: (Änderungen) Verwerfen und Alle Änderungen verwerfen.

• (Änderungen) Verwerfen: Das Dokument wird dabei lediglich vom Schreibtisch bzw. Workflow gelöscht, d.h. der aktuelle Workflow-Schritt des Dokuments wird verworfen.
  Bereits freigeschaltete und/oder archivierte Versionen bleiben erhalten.
• Alle Änderungen verwerfen: Hier werden alle letzten Änderungen sowie die dazugehörigen Objekte eines Dokuments verworfen.

Damit ein Dokument gelöscht werden kann, muss Ihre aktuelle Gruppe Sie zu den beiden folgenden Aktionen berechtigen:

• Löschen im aktuellen Workflow-Schritt

• Löschen in der Rubrik

Die folgenden Schritte gelten auch für die Funktion Alle Änderungen verwerfen:

1. Wählen Sie die Dokumente aus, die verworfen werden sollen:
   • Je nach hinzugefügter Spalte: Klicken Sie in der Spalte Mehr auf das Kontextmenü oder
     bewegen Sie die Maus über die Spalte Titel+ des gewünschten Dokuments.
   • Sie können mehr als ein Dokument auswählen, indem Sie die Checkbox(en) in der ersten Spalte № aktivieren und im nächstfolgenden Schritt auf den Button klicken (der Button wird nur angezeigt, wenn die Spalte Änderungen verwerfen hinzugefügt wurde).
2. In den Spalten klicken Sie auf Verwerfen oder
   falls Sie die Checkboxen gewählt haben, klicken Sie auf den Button Änderungen verwerfen am Ende des Desktops.
3. Es wird der Dialog Dokumenten-History angezeigt, wo Sie optional einen History-Eintrag hinzufügen können.
4. Am Ende des Dialogs klicken Sie auf OK, um das Dokument zu verwerfen.

Link-Checker

Der Link-Checker dient zur Überprüfung von internen sowie externen Links innerhalb eines Dokuments.

Die Funktion steht zur Verfügung:

• in einer eigenen Spalte Link-Checker,
• in der Spalte Mehr (ggf. müssen Sie diese hinzufügen) und
• als Button Link überprüfen in der unteren Leiste des Schreibtisches (dafür muss die Spalte Link-Checker vorher hinzugefügt werden), wenn Sie mehrere Dokumente über die Checkboxen ausgewählt haben.

Sobald Sie auf "Überprüfung" klicken, wird der Link-Checker initiiert und folgende Seite angezeigt:

• Es werden sowohl interne als auch externe Links überprüft:

  • "intern" bedeutet: Links, die auf andere Dokumente der Website sowie auf Medien wie Bilder, PDF-Dokumente, Audiodateien etc. verweisen.

  • "extern" bedeutet: Links, die auf andere Websites verweisen (http://www.domain.top)

    Voraussetzung

    Externe Links können nur überprüft werden, wenn der Link-Checker in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert wurde.

• Der Status gibt Auskunft, ob der Link korrekt hinterlegt ist.

• Sie können eine Vorschau des Dokuments bzw. der Seite erzeugen.
• Durch Klicken auf Überprüfen starten Sie die Überprüfung für interne oder externe Links jeweils erneut.

Mehrfachaktionen ausführen

Einige Workflow-Schritte, beispielsweise Genehmigen oder Beenden eines Dokuments, lassen sich auch für mehrere Dokumente gleichzeitig ausführen.

Hierzu müssen Sie die Schreibtischspalte Mehrfachaktion einblenden, siehe Spalte hinzufügen. Die Spalte Mehrfachaktion zeigt bei jedem Dokument den jeweils nächsten Workflow-Schritt an.

Gleichzeitig wird dabei auch der Button Aktion auf Dokumente ausführen in der unteren Leiste des Schreibtisches angezeigt, siehe folgende Abbildung:

Um eine Mehrfach-Aktion bzw. den nächsten Workflow-Schritt für mehrere Dokumente gleichzeitig durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie in der Spalte № die Dokumente, für die Sie eine Mehrfachaktion ausführen wollen.

2. Klicken Sie auf den Button Aktion auf Dokumente ausführen.

   Bitte beachten

   Dieser Button ist nur sichtbar, wenn Sie die Spalte Mehrfachaktion auf Ihrem Schreibtisch einblenden.

3. Anschließend führt das System für die markierten Dokumente die jeweilige Aktion aus (z.B. Meta-Edit, Genehmigen, Beenden, Asset hochladen, Mehrsprachigkeit, etc.) und zeigt Ihnen einen Bericht dazu an.
   Erfordert der nächste Workflow-Schritt eines Dokuments eine Benutzereingabe, haben Sie die Möglichkeit, diese direkt vom Report der Mehrfachaktion aus aufzurufen.

Eine Besonderheit ist hierbei die Aktion Genehmigen:
Diese Dokumente sind mit einem Auswahlfeld versehen, siehe obige Abbildung, vorausgesetzt Sie haben das Recht zur Genehmigung.
Wählen Sie aus, ob Sie ein Dokument genehmigen oder ablehnen möchten und führen Sie dann die Mehrfachaktion aus. Genehmigte und abgelehnte Dokumente gelangen dann automatisch in den jeweils nächsten vorgesehenen Schritt in ihrem Workflow.

Dokumenten-Sperren

imperia stellt sicher, dass immer nur ein Benutzer an einem Dokument arbeiten kann. Dadurch wird vermieden, dass die Änderungen eines Benutzers durch Änderungen eines anderen Benutzers überschrieben werden und damit verloren gehen. Hierzu wird eine Sperre verwendet, mit der ein Dokument automatisch versehen wird, wenn es von einem Benutzer bearbeitet wird.

Das gesperrte Dokument ist aber wertlos, wenn die darin enthaltenen Informationen überholt sind. Es könnte sich sogar um ein Schlüsseldokument für ein ansonsten fertiges Projekt handeln. In diesem Falle wäre eine unlösbare Dokumenten-Sperre fatal.
Damit dieser Fall nicht eintritt, gibt es in imperia die Möglichkeit, fremde Sperren aufzuheben.

Der Status über die Sperre eines Dokuments wird auf den Schreibtischen aller berechtigter Benutzer in der Spalte Sperren angezeigt; ggf. müssen Sie die Spalte hinzufügen.

Dokument (ent)sperren

Sperren für Dokumente werden im Dialog Dokument sperren/entsperren eingerichtet und wieder aufgehoben:

1. Dokument sperren

Um ein Dokument zu sperren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch in der Spalte Sperren des gewünschten Dokuments auf den Link Dokument sperren.
   Es wird der Dialog Dokument sperren/entsperren geöffnet:
   
2. Klicken Sie auf Dokument sperren.

Das Dokument ist nun gesperrt. Die Sperre wird bei allen berechtigten Benutzern angezeigt und enhält den Namen des "Sperrers" sowie die Zeitpunkt der Sperre, siehe folgende Abbildung:

2. Dokument entsperren

Um Ihr eigens gesperrtes Dokument zu entsperren, d.h. einzuchecken, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch in der Spalte Sperren des gesperrten Dokuments auf den hinterlegten Link (siehe oben).
   Es wird der Dialog Dokument sperren/entsperren geöffnet:
   In diesem Dialog werden folgende Informationen angezeigt:

   • Gesperrt durch: Hier werden die Benutzer eingetragen, die das Dokument gesperrt haben. Bei einer neuen Sperre bleibt diese Spalte leer.
   • Art der Sperre: Hier wird die Art der Sperre eingetragen.
   • Zeitstempel: Zeitpunkt der Sperrung.
   • Aktion: Wählen Sie die Aktion in dieser Spalte.

2. Klicken Sie in der Spalte Aktion auf Einchecken, um das Dokument zu entsperren.

Das Dokument ist entsperrt und kann von allen berechtigten Benutzern bearbeitet werden.

Konflikte lösen

Ein Konflikt entsteht dann, wenn ein Benutzer die Sperre eines anderen Benutzer ignoriert. Es sollte jedoch davon abgesehen werden, Sperren zu ignorieren oder zumindest gute Gründe vorgewiesen und diese auch dokumentiert werden.

Szenario 1: Für Benutzer, die das gesperrte Dokument bearbeiten möchten:

Wenn ein Benutzer ein Dokument bearbeiten möchte, das von einem anderen Benutzer gesperrt wurde, erhält er nachfolgenden Hinweis. Er kann dann sein weiteres Vorgehen aus einer Liste von Alternativen wählen:

Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:

• Zur vorherigen Seite wechseln:
  Wenn Sie diese Alternative auswählen, gelangen Sie zurück auf den Schreibtisch. Sie können dann ein anderes Dokument bearbeiten.

• Dokumenten-History anzeigen:
  Hier können Sie in der Dokumenten-History nachschauen, wer das Dokument momentan bearbeitet und ob dieser Benutzer eine Bemerkung in der History hinterlassen hat.

• Entferne eine oder mehrere Sperren (wird protokolliert):
  Hiermit heben Sie die Sperre auf und gelangen zum Dialog Fremde Sperre aufheben.

• Sperre ignorieren (wird protokolliert):
  Die Auswahl dieser Alternative produziert einen Konflikt. Die vorhandene Sperre wird aufgehoben und Sie können das Dokument bearbeiten. Gleichzeitig wird ein Eintrag der History des Dokuments hinzugefügt.
  Der Benutzer, der das Dokument gesperrt hat, erhält ebenfalls einen Hinweis, siehe unten.

Szenario 2: Für Benutzer, deren Sperre ignoriert wurde:

Sobald ein Benutzer Ihre Sperre ignoriert hat, erhalten Sie folgenden Hinweis, wenn Sie das von Ihnen gesperrte Dokument weiter bearbeiten möchten:

Dieser Dialog zeigt Ihnen, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt Ihre Sperre ignoriert hat. Sie haben dann die Möglichkeit, im Abschnitt Was Sie jetzt tun können... aus verschiedenen Alternativen Ihr weiteres Vorgehen auszuwählen:

• Dokumenten-History anzeigen:
  Hier hat der Benutzer, der Ihre Sperre ignoriert hat, möglicherweise eine Begründung hinterlassen. In jedem Fall wird das Ignorieren der Sperre protokolliert.

• Änderungen verwerfen und zum Schreibtisch zurückkehren:
  Hier verwerfen Sie Ihre Änderungen und ermöglichen dem Benutzer, der Ihre Sperre ignoriert hat, seine Arbeit an dem Dokument beenden zu können. Beendet dieser seine Arbeit am Dokument, wird es wieder freigegeben und Sie können sich seine Änderungen ansehen und gegebenenfalls Ihre Änderungen hinzufügen.

• Konflikt ignorieren und fortfahren: Diese Alternative verwirft die existierende Sperre des anderen Benutzers und Sie können das Dokument bearbeiten. Sobald der andere Benutzer seine Arbeit speichern möchte, wird ihm ebenfalls der Dialog Schlechte Neuigkeiten angezeigt.

Fremde Sperre aufheben

Ein Benutzer, der versucht ein gesperrtes Dokument zu öffnen, erhält im Dialog Sperren-Konflikte einen Hinweis, welcher andere Benutzer das Dokument zurzeit bearbeitet. Er kann dann im Dialog Was Sie jetzt tun können... u.a. die Sperre aufheben (ignorieren):

Wichtig

Das Entfernen von Sperren sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden.

Um eine fremde Sperre zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Ihrem Schreibtisch in der Spalte Sperren auf den Link, der rot markiert ist, z.B.:
   
   Es wird der Dialog Dokument sperren/entsperren geöffnet:

   Bitte beachten

   Beachten Sie, dass auch mit Klick auf Dokument sperren ein Sperren-Konflikt entsteht!

2. Klicken Sie in diesem Dialog in der Spalte Aktion auf den Link Sperre aufheben.
   Die fremde Sperre wird nun entfernt.

Das Entfernen einer fremden Sperre ist damit abgeschlossen und Sie können das Dokument unter Ihrem Profil erneut sperren.
Der Benutzer, der die Sperre errichtet hat, erhält einen Hinweis, wenn er das Dokument weiter bearbeitet, siehe Szenario 2 unter Konflikte lösen.

Dokumente sortieren

Dokumente können nach den Spalten sortiert werden. Erscheint keines der nachfolgenden Symbole nach einem Spaltentitel, ist die Sortierung über diese Spalte nicht möglich .

Gehen Sie wie folgt vor, um nach einer Spalte zu sortieren:

1. Klicken Sie auf den Spaltentitel.
   Die Sortierung über diese Spalte wird aktiviert und die Dokumentenliste aufsteigend nach dieser Spalte sortiert.
   Die Sortier-Richtung wird durch folgendes Symbol neben dem Spaltentitel angezeigt.
2. Klickt man auf dieses Icon, wird die Sortier-Richtung in absteigend geändert und es erscheint folgendes Icon .

Dokumente zuweisen

Sie haben in imperia die Möglichkeit Dokumente anderen Benutzern (mit Leseberechtigung für das Dokument) bzw. Ihrem eigenen Benutzer zuzuweisen. Diese Funktion ist über den Schreibtisch durchführbar, kann aber auch über einen Workflow-Plug-in automatisiert realisiert werden (lesen Sie dazu im Admin-Handbuch weiter).

Auf dem Schreibtisch gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie können mehrere Dokumente auswählen und zuweisen, indem Sie die Checkbox(en) aktivieren. Klicken Sie dann auf den Button Dokument zuweisen am unteren Rand des Schreibtisches.
   Oder klicken Sie in der Spalte Bearbeiter eines Dokuments auf den Namen bzw. auf nicht zugewiesen (nach dieser Spalte können Sie auch filtern):
   Es erscheint die Seite DOKUMENT ZUWEISEN:
   
2. Auf der Seite DOKUMENT ZUWEISEN können Sie folgende Aktionen durchführen:
   • Oben links sehen Sie, welche Dokumente zugewiesen werden.
   • Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschten Benutzer aus, dem Sie das/die Dokument/e zuweisen möchten.
   • Um das Dokument Ihrem eigenen Benutzer zuzuweisen, klicken Sie auf den Link mir zuweisen.
   • Neuer History-Eintrag: Hier können Sie optional den Grund für die Zuweisung angeben.
     Die komplette History eines Dokuments wird unten angezeigt (erscheint nur beim Zuweisen von einem einzigen Dokument).
3. Bestätigen Sie am Ende der Seite mit OK.

Sobald Ihnen ein Dokument zugewiesen wurde, bekommen Sie eine Benachrichtigung über das interne Mailsystem.

Dokumente genehmigen

Während ein Dokument den Workflow durchläuft, können Schritte dazu dienen, den Stand dieses Dokuments zu prüfen und zu genehmigen. Häufig wird dies als letzter Workflow-Schritt realisiert, bevor das Dokument endgültig den Workflow verlässt.
Zugriff auf diese Genehmigungsschritte können nur bestimmte Gruppen verleihen, zum Beispiel die Gruppe Chefredakteur.

Die Entscheidung des genehmigenden Benutzers bestimmt den weiteren Weg des Dokuments durch den Workflow:

• Genehmigt der Benutzer das Dokument, gelangt es zum nächsten Workflow-Schritt, zum Beispiel automatisches Freischalten.
• Genehmigt der Benutzer das Dokument nicht, gelangt es zurück in den Bearbeiten-Schritt des Workflows oder landet im Papierkorb. Welchen weiteren Weg das Dokument tatsächlich nimmt, wenn es nicht genehmigt wird, hängt davon ab, welche Workflow-Schritte für diesen Fall vorgesehen sind.

Sobald ein Dokument einen Genehmigungsschritt im Workflow erreicht und ein zuständiger Benutzer diesen Schritt bearbeitet, wird folgender Dialog geöffnet:

Wählen Sie in diesem Dialog über die Buttons aus, wie mit dem betreffendem Dokument verfahren werden soll:

Genehmigen

Wird dieser Button benutzt, wird das Dokument genehmigt und erreicht den nächsten im Workflow vorgesehenen Workflow-Schritt. Im oben abgebildete Dialog ist dies der Schritt Beenden.

Ablehnen

Wenn dieser Button betätigt wird, erreicht das Dokument den Workflow-Schritt, der für den Fall der Ablehnung des Dokuments im Workflow vorgesehen ist. Im oben abgebildeten Dialog ist dies der Schritt Edit.

Vorschau

Dieser Button öffnet eine Vorschau, die den aktuellen Stand des Dokuments anzeigt.

Workflow

Dieser Button überführt das Dokument in einen bereits abgeschlossenen Workflow-Schritt. Wird dieser Button benutzt, öffnet sich der Workflow-Manager, in dem ein bereits abgeschlossener Workflow-Schritt ausgewählt werden kann (siehe Abgeschlossenen Workflow-Schritt wiederholen).

Löschen

Mit diesem Button wird das Dokument gelöscht. Es öffnet sich der Dialog Dokument-History, in dem Sie einen History-Eintrag für das gelöschte Dokument eintragen können.

Meta-Viewer

Der Meta-Viewer dient hauptsächlich zur Fehlersuche in der Entwicklungsphase eines Projekts. Mit dem Meta-Viewer können Sie uneingeschränkt alle bereits vorhandenen Metainformationen eines Dokuments anzeigen lassen.

Wichtig

Wenn Sie die erforderlichen Rechte besitzen, können Sie die Metainformationen ggf. ändern und neue Metafelder und -feldwerte zu den bestehenden hinzufügen. Lesen Sie dazu im Admin-Handbuch weiter.

Der Meta-Viewer wird in der Spalte Meta-Viewer über den Link Ansicht aufgerufen und startet in einem neuen Tab:

• Alle in einem Dokument vorhandenen Metainformationen werden in diesem Fenster in einer alphabetisch geordneten Tabelle dargestellt.
• Die Tabelle enthält für jede Meta-Variable eine Zeile, die in der Spalte Metafeld den Namen der Meta-Variablen und in der Spalte Werte die Werte dieser Meta-Variablen enthält.
• Im Falle, dass Sie die Metainformationen bearbeiten dürfen, erscheinen dann die vorhandenen Werte in bearbeitbaren Textfeldern.